¡Los rechazos por cupo están aumentando!

Incertidumbre es la sensación que tienen con la toma de ramos varios estudiantes de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas (FCFM) de la Universidad de Chile.

Para quienes no conocen esta realidad, les explicamos de qué se trata esta historia…

Ucampus es la plataforma de gestión curricular de varias universidades, entre ellas la Universidad de Chile. Es decir, Ucampus es donde los alumnos ven la historia de sus asignaturas, piden certificados, inscriben sus ramos, entre otras cosas.

La toma de ramos, muy distinto a otros sistemas, se realiza en varias etapas y se espera un periodo de tiempo hasta que se recibe una gran cantidad de solicitudes para luego entregar los resultados. En el caso de la FCFM tienen todas las vacaciones para conocer la oferta de cursos y realizar la petición de qué es lo que desean.

En esta ocasión, un día antes de comenzar las clases del segundo semestre (de 2017) se entregaron los resultados y durante la primera semana se permitió realizar solicitudes de modificación. Finalmente, los resultados mostraron que uno de los rechazos más preponderantes fue el cupo de los cursos; pues no era posible inscribir más alumnos dentro de un curso que tenía un capacidad máxima determinada.

Me gustaría que partamos este análisis por lo inicial. ¿Quién define los cupos? ¿De qué depende su asignación? Aun así, para entender este tipo de cosas hay que saber mucho sobre el contexto de la institución como la existencia de plan común, la distribución de los departamentos, las entidades a cargo dentro de estos, etc. En resumen y para ejemplificarlo de una manera sencilla, los “recursos” (cupos, salas, horarios, …) se determinan por departamentos de una manera distribuida con una constante comunicación con un ente centralizado que visualiza todas las variables.

Ok. Volvamos al título de este post. Entonces, dado que se tenía toda la información de los cursos (programación académica), se construyó una instancia para que los alumnos enviaran sus solicitudes y tenemos una lista de peticiones de ramos.

Existen dos posibles respuestas a las peticiones: se acepta o se rechaza. Si se rechaza, hay varias razones por las que puede haber sucedido, pero a la que nos estamos refiriendo es a cuando un ramo se llena y no hay más posibilidades de entrar, a esto llamamos rechazo por cupo. Por lo tanto, para ver como se han ido comportando a través de los años las respuestas a las solicitudes armamos una estadística con datos históricos de la toma de ramos en la FCFM, donde las solicitudes están categorizadas en “aceptadas”, “rechazadas por cupo” y “totales”.

Gráfico 1: Toma de Ramos en la FCFM. Eje x: Semestres donde el último dígito indica el periodo. Eje y: Cantidad de solicitudes.

Como se observa en el gráfico 1, la cantidad total de solicitudes como también la cantidad de rechazos por cupo, ha aumentado mucho más rápido de lo que ha aumentado la cantidad de solicitudes aceptadas. Además, se observa que siempre hay más solicitudes en el periodo de segundo semestre, por lo que se evidencia un patrón regular hacia arriba y abajo.

Lo último tiene una explicación clara: los alumnos mechones de primer semestre, empiezan a inscribir sus cursos recién en el periodo de segundo semestre pues su horario inicial es asignado automáticamente. Con respecto a los rechazos por cupo y a la cantidad de solicitudes totales, la explicación no queda clara. Podríamos comenzar a formular varias hipótesis de esto, pero sigamos averiguando.

Elementos que se potencian

La primera explicación podría ser que está aumentando la cantidad de personas. En los últimos años la facultad ha incrementado los cupos de admisión, incluyendo nuevos programas como la equidad de género, por ejemplo. Aún así, el gráfico muestra que la cantidad de solicitudes se había casi cuadriplicado ¿Efectivamente habrá aumentado 4 veces la cantidad de alumnos mechones?

Grafico 2: Cantidad de Personas (eje y) que solicitaron ramos en los distintos semestres (eje x).

No, desde el 2006 la cantidad de alumnos aumentó en un 60%. Si la tendencia se mantiene recién en 3 años más se va a duplicar. Entonces, ¿Cómo se explica el aumento de solicitudes y también la cantidad de rechazos por tope?

No sabemos si por intuición (o porque conocemos a nuestros usuarios) se nos ocurrió evaluar también la cantidad promedio de solicitudes por persona en los procesos.

Gráfico 3: Cantidad de solicitudes promedio (eje y) solicitadas en los procesos de toma de ramos en los semestres respectivos (eje x).

Esto nos dio como resultado, que en vez de solicitar 10 cursos como se hacía hace unos años atrás, ahora los alumnos piden 20. ¡Ojo!: la malla curricular no ha cambiado mucho por lo que no debiese existir una mayor carga horaria que cubrir.

Como la cantidad de personas aumentó casi al doble, y estos estudiantes a su vez están aumentando también el número de solicitudes, ambos factores han dejado como resultado el aumento significativo de solicitudes de cupo por ramo llegando a cuadriplicarse.

Por otro lado, dado que los planes académicos no han variado considerablemente, es evidente que con ello aumenta la cantidad de rechazos por cupo. Los estudiantes están pidiendo más para un escenario que sólo está preparado para el aumento de personas.

¿Por qué se esta dando este fenómeno? Explicarlo es complejo y puede deberse a diversos motivos. Quizás los estudiantes tratan de tomar la mayor cantidad de ramos posibles para asegurar un cupo, y luego eliminan aquellos que no son de su prioridad. Además es fácil hacer una solicitud y no tiene ningún costo eliminar un curso posteriormente. También podría deberse a las inscripciones automáticas que se realizan para quienes no quedan en alguna sección. Esto último se implementó para ayudar al alumno a quedar en al menos una sección si el curso es obligatorio. Es decir, cuando solicitan un ramo y no quedan aceptados prueba automáticamente si existe otra sección que podría asignarse lo que obviamente aumentaría sistemáticamente el numero de solicitudes de un alumno. Aún así, al realizar el filtro por este tipo de operaciones el escenario fue el mismo.

Algunos podrían golpear la mesa y comenzar a pensar en restringir el número de solicitudes; pero quizás sería bueno evaluar el sistema de ranking y ver si un modelo distinto mejoraría este comportamiento. Antes de hacer cambios drásticos cabe preguntarse si el comportamiento anterior nos afecta ahora o nos afectará en el corto plazo. Puede no afectarnos hoy, ni a corto plazo, pero ¿Qué pasará en el futuro con tantos estudiantes sin cupo para sus ramos?

Estar alertas

Un elemento clave para estar pendientes sería evaluar cuantas semanas se demora en estabilizarse el horario de una persona (Después de eso su horario no cambia). Es decir, en el supuesto de que faltasen cupos habría una gran masa de gente que tendría que solicitar extraordinariamente un cupo en el ramo que le correspondería tomar y, por ende, su horario final se definiría cada vez más tarde.

Gráfico 4: Acumulativo de Personas las cuales ya tienen su Horario Estable. Muestra tomada para el segundo semestre del 2017.

Aun así, si obtenemos esa información podemos observar en el gráfico 4 que cuando terminó la primera semana de clases (4 de agosto, marcado con linea roja) se tenia el 86% de los estudiantes con su horario ya definido. Ahora bien, dado que 700 personas (14%) no es poco evaluamos los cursos que están generando esta demora en la estabilización y nos dimos cuenta que hay varios casos excepcionales. Por ejemplo, hubo una inscripción de un curso para ayudantes y auxiliares cerca de la tercera semana. Además, se inscribe a mano una cantidad considerable de los cursos de memoria de cada carrera o de alumnos de revalidación de título e incluso existe un curso completo en industrias que tuvo que reordenarse. Por tanto, la cantidad final terminó siendo en realidad cerca del 7% de los estudiantes.

Podríamos detallar las distintas razones de la tardía estabilización de ese 7% pero lo que analizamos rápidamente se debe a consideraciones propias de la administración de este proceso de toma de ramos y de los flujos de información que esta considera. Además, ese número viene siendo una cantidad menor pero no por eso dejaremos de observar estos indicadores debido a que como mencioné, los factores que observamos podría no afectarnos ahora, pero si en el futuro y no está mal comenzar a pensar cuáles serían unas buenas ideas de mitigación.

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Willy Maikowski

Ingeniero Computín en Ucampus, "Santo Patrono" de la toma de ramos, integrante de 101.cl y "white hacker" en mis tiempos de ocio.

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